Quand on cherche un logiciel pour gérer une micro-entreprise, on trouve facilement des solutions pour créer des devis, éditer des factures, suivre son chiffre d'affaires ou gérer son administratif. Mais lorsqu'on fabrique et vend ses propres créations, une autre partie de l'entreprise doit être gérée : les produits.
Il faut organiser son catalogue et ses collections, suivre ses matières premières et ses fournisseurs, savoir ce qu'il reste dans l'atelier, gérer les produits déjà fabriqués, calculer ses coûts, suivre ses ventes sur différents canaux et comprendre ce que chaque création rapporte réellement.
Au début, quelques tableaux peuvent suffire. Mais lorsque les produits, matières, stocks et canaux de vente se multiplient, toutes ces informations finissent par être liées entre elles.
C'est là qu'un logiciel de gestion pour artisans créateurs peut devenir utile. Mais leurs approches sont différentes : le meilleur logiciel n'est pas celui qui possède le plus de fonctionnalités. C'est celui qui répond au problème que vous rencontrez réellement.
01Quel logiciel choisir pour gérer une activité artisanale ?
Des solutions comme Pomia, Geko, Inventora ou Stocksmith ont été conçues pour gérer tout ou partie de cette activité. Voici un aperçu de leurs principaux positionnements.
| Solution | Pour quel créateur ? | Ce qu'elle permet principalement |
|---|---|---|
| Pomia 🇫🇷 | Créateurs et artisans en micro-entreprise qui fabriquent et vendent leurs propres produits | Catalogue et collections, matières, fournisseurs, inventaires, produits finis, production, ventes multicanales, coûts et rentabilité |
| Geko 🇫🇷 | Artisans créateurs souhaitant centraliser le quotidien de leur activité | Commandes, clients, matières, fabrication, stock, ventes et rentabilité |
| Inventora 🇺🇸 | Makers et petites entreprises vendant sur plusieurs boutiques | Matières, fabrication, produits finis, inventaire et synchronisation e-commerce |
| Stocksmith 🇦🇺 | Petites entreprises de fabrication ayant des besoins plus avancés | Matières, nomenclatures, production, achats, fournisseurs, inventaire et COGS |
Les fonctionnalités et intégrations de ces logiciels évoluent. Ce tableau présente leurs principaux positionnements et fonctionnalités annoncées publiquement par leurs éditeurs à la date de mise à jour de cet article. La solution la plus adaptée dépend avant tout de votre activité.
Ces logiciels peuvent sembler proches lorsqu'on compare uniquement leurs listes de fonctionnalités. La différence devient plus claire lorsqu'on part de ce que vous essayez réellement de gérer au quotidien — c'est ce que nous allons dérouler dans cet article, avant d'y revenir en détail à la fin.
02Organiser son catalogue et ses collections
Au démarrage, quelques références sont faciles à gérer. Puis viennent les nouvelles collections, les déclinaisons, les produits saisonniers, les anciennes créations que l'on vend toujours, les nouveautés en préparation. Et le catalogue qui comptait 8 produits en contient désormais 40, 80 ou davantage.
À ce stade, une simple liste devient rapidement difficile à exploiter. L'idéal est de pouvoir retrouver chaque création avec les informations qui lui sont réellement utiles : sa collection, sa photo, sa composition, son prix de vente, son coût, sa rentabilité et les données liées à ses ventes.
Organiser ses créations par collections permet de conserver une vision beaucoup plus claire de son offre. Chaque création possède sa propre fiche, à laquelle viennent progressivement se rattacher les matières, les coûts, le stock et les ventes.
03Gérer ses matières premières et ses fournisseurs sans multiplier les tableaux
Un artisan ne gère pas seulement des produits. Avant d'avoir des produits, il possède des matières.
Bijouterie
Chaînes, pierres, perles, pendentifs, fermoirs, apprêts, cartes, pochons.
Couture
Tissus, fils, boutons, élastiques, fermetures, doublures, étiquettes.
Bougies
Cire, mèches, parfums, colorants, contenants, couvercles.
Et derrière ces matières se trouvent différents fournisseurs, conditionnements et prix d'achat. Lorsque tout est dispersé entre factures, favoris internet et tableaux, des questions très simples deviennent pénibles :
Chez quel fournisseur ai-je acheté cette référence ? À quel prix ? Combien m'en reste-t-il ? Quelle est la valeur de ce que j'ai actuellement dans l'atelier ?
Centraliser ses matières et ses fournisseurs permet de disposer d'une base commune pour gérer à la fois son stock et le coût de ses créations.
04Que faire quand le prix de mes matières premières augmente ?
C'est une situation presque inévitable. Imaginons qu'une chaîne achetée 1,80 € le mètre passe à 2,30 €. Cette chaîne est utilisée dans 14 bijoux de votre catalogue.
L'augmentation paraît relativement faible lorsqu'on regarde uniquement le prix au mètre. Mais elle modifie le coût de fabrication de 14 produits. La vraie question devient donc : mes prix de vente sont-ils toujours suffisamment rentables ?
Avec des tableaux indépendants, il faut retrouver les créations concernées et modifier les calculs une par une. Lorsque les matières sont directement reliées aux produits qui les utilisent, la modification du prix d'une matière peut au contraire être répercutée sur le coût des créations concernées.
On peut repérer beaucoup plus rapidement les produits dont la rentabilité diminue et décider si leur prix doit réellement évoluer. Le suivi des fournisseurs ne sert donc pas uniquement à savoir quoi recommander : il permet aussi de protéger ses marges lorsque les coûts évoluent.
05Comment savoir ce que j'ai réellement en stock dans mon atelier ?
Le stock d'une activité artisanale possède une particularité : tout n'est pas au même stade. Une partie de votre argent se trouve sous forme de matières premières. Une autre partie a déjà été transformée en produits prêts à vendre.
| Stock de matières | Stock de produits finis |
|---|---|
| 20 mètres de tissu | 8 trousses terminées |
| 35 fermetures | 4 sacs prêts à être expédiés |
| 50 étiquettes | — |
Ce sont deux informations différentes. Distinguer stock de matières premières et stock de produits finis permet de savoir ce que vous pouvez encore fabriquer et ce que vous pouvez déjà vendre.
L'inventaire permet ensuite de comparer le stock théorique à ce qui se trouve réellement dans l'atelier. Et il apporte une information souvent sous-estimée : la valeur de votre stock.
Si vous possédez 3 500 € de matières et composants, ce sont 3 500 € déjà sortis de votre trésorerie et immobilisés dans l'atelier en attendant d'être transformés puis vendus. Connaître cette valeur aide notamment à éviter le surstock et à mieux décider de ses prochains achats.
06Comment mettre à jour mon stock quand je fabrique plusieurs produits ?
Prenons un exemple concret. Vous fabriquez 10 colliers. Pour chaque collier, il faut 60 cm de chaîne, 1 fermoir, 1 pendentif, 2 anneaux, 1 carte et 1 pochon.
| Matière | Par collier | Consommé pour 10 |
|---|---|---|
| Chaîne | 60 cm | 6 mètres |
| Fermoir | 1 | 10 |
| Pendentif | 1 | 10 |
| Anneaux | 2 | 20 |
| Carte | 1 | 10 |
| Pochon | 1 | 10 |
Et parallèlement, vous avez désormais 10 colliers supplémentaires prêts à vendre.
Si ces mouvements sont gérés manuellement, il faut modifier plusieurs quantités à chaque session de fabrication. Un logiciel reliant les produits finis aux matières qui les composent peut automatiser cette logique : les quantités de matières utilisées sont déduites et les produits fabriqués viennent alimenter le stock de produits finis.
07Comment calculer ce que me coûte réellement une création ?
C'est probablement l'une des questions les plus importantes lorsque l'on vend ses propres produits. Et pourtant, beaucoup de prix commencent encore par :
« Mes matières me coûtent environ 8 €, donc si je vends 35 €, ça devrait aller. »
Le problème est que les matières ne représentent qu'une partie du coût. Prenons un produit vendu 40 €.
| Poste de coût | Montant |
|---|---|
| Matières et composants | 8,20 € |
| Packaging | 1,50 € |
| Frais liés à la vente | 2,40 € |
| Expédition supportée par l'entreprise | 3,20 € |
| Autres coûts variables | 1,10 € |
Et nous n'avons encore parlé ni du temps passé à fabriquer le produit ni des prélèvements liés à l'activité. Calculer correctement son coût de revient permet de comprendre combien coûte réellement la création avant de décider si son prix est cohérent — et de ne plus fixer ses prix uniquement en regardant ceux des concurrents.
08Comment prendre en compte mon temps de fabrication dans mes prix ?
C'est l'un des grands pièges de l'artisanat : considérer inconsciemment son propre temps comme gratuit.
| Création A | Création B | |
|---|---|---|
| Prix de vente | 45,00 € | 45,00 € |
| Matières | 10,00 € | 10,00 € |
| Temps de fabrication | 15 minutes | 1 h 30 |
Même si elles utilisent exactement le même montant de matières, ces deux créations n'ont évidemment pas la même réalité économique. Valoriser son temps permet de considérer la main-d'œuvre comme une composante du coût de la création.
Cela permet aussi de distinguer deux choses : la rémunération du travail effectué pour fabriquer le produit, et ce qui reste ensuite réellement à l'entreprise. Ce qui reste peut servir à constituer de la trésorerie, financer de nouveaux investissements, absorber les périodes plus calmes ou développer l'activité.
Un produit qui génère apparemment une belle marge peut être beaucoup moins intéressant s'il mobilise plusieurs heures de travail.
09J'ai vendu une création 40 € : combien ai-je réellement gagné ?
C'est ici que le chiffre d'affaires peut devenir trompeur. Une vente de 40 € génère 40 € de chiffre d'affaires. Pas 40 € de bénéfice.
Une partie de cette somme finance les matières. Une autre le packaging. Une autre encore les éventuelles commissions, les frais de paiement, l'expédition ou différentes charges. Et lorsque l'on est en micro-entreprise, il faut également considérer les prélèvements liés au chiffre d'affaires.
Le calcul dépend notamment de la nature de l'activité et de la situation de l'entrepreneur. L'ACRE peut temporairement modifier le niveau de certaines cotisations. Le versement libératoire peut également modifier la façon dont l'impôt est payé. Et la situation vis-à-vis de la TVA doit être correctement prise en compte.
Un outil peut parfaitement calculer le coût de fabrication d'un produit sans pour autant répondre précisément à : « une fois mon produit vendu, combien cette vente laisse-t-elle réellement à mon activité ? »
C'est ici qu'apparaît une différence importante entre un outil international conçu pour gérer une production et un logiciel pensé autour de la réalité d'un créateur français en micro-entreprise.
10Comment regrouper mes ventes Etsy, Shopify et Amazon au même endroit ?
Lorsque l'on vend uniquement sur son site, suivre ses ventes reste relativement simple. Mais de nombreux créateurs développent progressivement plusieurs canaux : Shopify, Etsy, Amazon, marchés, boutiques, B2B.
Consulter séparément les chiffres d'Etsy, ceux de Shopify puis ceux d'Amazon permet de connaître ses ventes. Mais cela ne donne pas facilement une vision globale des performances du catalogue.
Importer les fichiers de ventes provenant d'Etsy, Shopify et Amazon permet de rapprocher ces ventes des produits correspondants, plutôt que de laisser les données dispersées entre plusieurs plateformes.
11Est-ce que je gagne autant en vendant sur Etsy que sur mon propre site ?
Pas nécessairement. Et c'est précisément pour cette raison que regarder uniquement le chiffre d'affaires par plateforme peut être insuffisant.
Prenons une création vendue 45 €. Sur votre propre boutique, vous supportez certains frais. Sur Etsy ou Amazon, la structure de commissions est différente. Sur un marché, il faut potentiellement répartir le coût de l'emplacement et d'autres dépenses sur les ventes réalisées. En dépôt-vente, une commission peut être prélevée. En B2B, votre prix professionnel est généralement inférieur au prix public afin de permettre au revendeur de dégager sa propre marge.
Vous pouvez donc vendre exactement le même produit avec des niveaux de rentabilité différents.
Une activité multicanale ne devrait pas uniquement répondre à « où est-ce que je vends le plus ? » mais aussi « où est-ce que mes ventes sont les plus intéressantes pour mon entreprise ? »
12Comment savoir quels produits me rapportent vraiment le plus ?
La réponse semble évidente : regarder les produits les plus rentables. Mais ce n'est pas suffisant.
| Bénéfice par vente | Unités vendues | Contribution totale | |
|---|---|---|---|
| Produit A | 20,00 € | 5 | 100,00 € |
| Produit B | 12,00 € | 40 | 480,00 € |
Si l'on regarde uniquement le bénéfice unitaire, le produit A gagne. Si l'on regarde ce que chaque produit a réellement apporté à l'entreprise sur la période, le produit B est largement devant. L'inverse est également vrai : un best-seller peut générer beaucoup de chiffre d'affaires tout en étant insuffisamment rentable.
Il faut donc croiser les ventes et la rentabilité. C'est cette lecture qui permet de répondre à des questions beaucoup plus stratégiques : quels produits dois-je davantage mettre en avant ? Lesquels méritent davantage de stock ? Quels produits dois-je peut-être repricer ? Quelles collections contribuent réellement à mon activité ?
13Comment savoir si mon activité devient réellement plus rentable ?
C'est ici que les graphiques et tableaux de bord prennent tout leur sens. Pas simplement pour afficher un chiffre d'affaires sur un joli graphique, mais pour observer les tendances.
Vous pouvez réaliser davantage de ventes tout en dégradant votre rentabilité. Ou vendre légèrement moins tout en gagnant davantage grâce à une meilleure sélection de produits et de canaux.
Évolution des ventes dans le temps.
Performances par produit.
Rentabilité réelle, pas seulement le chiffre d'affaires.
Contribution des différentes créations au résultat.
Performances comparées des canaux de vente.
L'objectif n'est pas d'accumuler des statistiques. C'est de transformer les données de l'atelier et des ventes en décisions.
14Excel suffit-il pour gérer une petite activité artisanale ?
Oui. Et utiliser un logiciel spécialisé dès la première vente n'est pas une obligation. Lorsque l'on possède quelques créations, peu de matières et un seul canal de vente, Excel ou Google Sheets peuvent parfaitement faire le travail.
Le problème apparaît lorsque les informations commencent à dépendre les unes des autres. Une matière appartient à un fournisseur. Elle entre dans la fabrication de plusieurs créations. Ces créations appartiennent à différentes collections. Certaines sont déjà fabriquées, d'autres sont réalisées à la commande. Leur coût évolue lorsque les fournisseurs augmentent leurs prix. Elles sont vendues sur plusieurs plateformes avec des frais différents. Puis toutes ces ventes doivent être rapprochées pour analyser leurs performances.
À ce stade, vous ne gérez plus simplement quelques calculs dans Excel. Vous essayez de maintenir un système de données reliées entre elles.
Reconnaissez-vous votre activité dans ces situations ?
Le chiffre d'affaires n'est pas forcément le meilleur indicateur pour savoir si vous avez besoin d'un logiciel. Une créatrice réalisant 3 000 € de chiffre d'affaires peut avoir 80 références et des centaines de matières. Une autre peut réaliser 50 000 € avec quatre produits. Regardez plutôt la complexité de votre activité :
Vous ne savez plus exactement quelles matières vous avez en stock.
Vous achetez parfois une référence que vous possédiez déjà.
Vos créations sont réparties entre plusieurs tableaux.
Vous devez modifier plusieurs calculs lorsqu'un fournisseur augmente ses prix.
Vous connaissez votre chiffre d'affaires mais pas ce que vous rapporte chaque création.
Maintenir vos tableaux commence à vous prendre du temps.
Le bon moment n'est donc pas nécessairement celui où l'entreprise devient « grosse ». C'est celui où la gestion commence à prendre du temps qui pourrait être consacré à créer, vendre ou développer l'activité.
Pomia, Geko, Inventora ou Stocksmith : lequel correspond à votre activité ?
Revenons aux différentes solutions. Elles peuvent partager certaines fonctionnalités sans avoir été pensées pour le même usage.
Pomia
Relier produits, atelier, ventes et rentabilité
- Catalogue, collections et fiches produit
- Matières, fournisseurs et stocks reliés aux créations
- Ventes multicanales et rentabilité par canal
- Pensé pour la micro-entreprise française
Geko
L'organisation du quotidien
- Commandes et gestion des clients
- Matières et fabrication
- Stocks, ventes et rentabilité
- À étudier si l'atelier au quotidien est votre priorité
Inventora
Production & e-commerce
- Matières et produits finis
- Suivi de production
- Connexions e-commerce
- Utile si vous synchronisez plusieurs boutiques
Stocksmith
Besoins avancés (ex-Craftybase)
- Matières et nomenclatures
- Achats et fournisseurs
- Production, valorisation et COGS
- Pour une fabrication déjà bien structurée
15Questions fréquentes
Quel logiciel utiliser pour gérer mes créations artisanales ?
Si vous fabriquez vos propres produits, privilégiez un logiciel capable de gérer non seulement votre catalogue mais également les matières, les coûts, les stocks et idéalement les ventes associées aux créations. Pomia, Geko, Inventora et Stocksmith répondent à différentes parties de ces besoins.
Existe-t-il un logiciel français pour gérer une activité de créatrice ?
Oui. Pomia et Geko sont notamment deux solutions françaises destinées aux artisans créateurs. Leur positionnement diffère : Geko met notamment l'accent sur la gestion quotidienne de l'atelier et des commandes, tandis que Pomia relie catalogue, matières, stocks, production, ventes et rentabilité dans un environnement pensé pour la micro-entreprise française.
Comment gérer mes matières premières quand je fabrique mes propres produits ?
Il est utile de centraliser chaque matière avec sa quantité, son prix et son fournisseur, puis de la relier aux produits qui l'utilisent. Cela permet de suivre le stock mais également de répercuter l'évolution du coût des matières sur les créations concernées.
Comment gérer mon stock de produits finis et mes matières premières ?
Les deux doivent idéalement être distingués. Les matières constituent ce qui reste disponible pour fabriquer, tandis que le stock de produits finis correspond aux créations déjà prêtes à être vendues. Lorsqu'une production est enregistrée, les matières utilisées peuvent être déduites tandis que les unités fabriquées sont ajoutées au stock de produits finis.
Comment suivre mes ventes Etsy, Shopify et Amazon au même endroit ?
Pomia permet d'importer les fichiers CSV de ventes provenant d'Etsy, Shopify et Amazon afin de rapprocher les ventes des créations correspondantes et de centraliser leur analyse.
Comment calculer le bénéfice réel d'une création artisanale ?
Il faut aller au-delà de la différence entre prix de vente et coût des matières. Le calcul peut notamment intégrer composants, packaging, temps de fabrication, commissions, frais de paiement, expédition, charges ainsi que les paramètres sociaux et fiscaux pertinents pour l'activité.
Comment savoir quels produits artisanaux sont les plus rentables ?
Il est intéressant de croiser le bénéfice réalisé sur chaque unité avec le nombre d'unités réellement vendues. Un produit ayant un bénéfice unitaire élevé n'est pas nécessairement celui qui contribue le plus au résultat global de l'entreprise.
Excel suffit-il pour gérer une micro-entreprise artisanale ?
Oui lorsque le catalogue et les besoins restent simples. Un logiciel spécialisé devient particulièrement intéressant lorsque matières, fournisseurs, créations, stocks, ventes et canaux commencent à être nombreux et fortement liés entre eux.
Un logiciel de gestion d'atelier remplace-t-il mon logiciel de facturation ?
Non. Les deux répondent à des problématiques différentes. La facturation concerne principalement les documents commerciaux et les obligations administratives. Un logiciel de gestion d'atelier et de produits permet plutôt de gérer ce que vous fabriquez, son coût, son stock, ses ventes et sa rentabilité.
Quel logiciel choisir entre Pomia, Geko, Inventora et Stocksmith ?
Le choix dépend principalement de votre besoin. Geko est notamment orienté vers la gestion quotidienne de l'atelier et des commandes. Inventora met fortement l'accent sur la production, l'inventaire et la synchronisation e-commerce. Stocksmith propose une gestion de fabrication plus avancée. Pomia est conçu pour les créateurs en micro-entreprise souhaitant relier produits, matières, stocks, ventes multicanales et rentabilité dans un même environnement.
16Pomia : de la matière première jusqu'à la rentabilité de vos créations
Une activité artisanale génère finalement beaucoup plus de données qu'on ne l'imagine au démarrage. Une matière provient d'un fournisseur. Elle possède un prix et une quantité en stock. Elle entre dans la composition d'une création. Cette création appartient éventuellement à une collection. Sa fabrication consomme des matières et crée du stock de produits finis. Le produit possède un coût de revient et un prix de vente. Il peut ensuite être vendu sur plusieurs canaux, chacun entraînant des frais différents. Les ventes permettent enfin de mesurer la performance réelle du produit.
Toutes ces informations sont liées. Pomia a été conçu pour les réunir dans un même environnement destiné aux créateurs et artisans en micro-entreprise.
Vous pouvez notamment y gérer votre catalogue de créations et vos collections, vos matières premières, vos fournisseurs, vos packagings, vos stocks et inventaires, vos produits finis, vos productions et les matières consommées, vos coûts de revient, votre temps de fabrication, vos prix de vente, vos différents canaux, vos ventes importées depuis Etsy, Shopify et Amazon, vos bénéfices et votre rentabilité, ainsi que vos tableaux de bord et indicateurs d'activité.
À cette gestion des produits s'ajoute une dimension importante : Pomia a été pensé autour de la réalité de la micro-entreprise française. L'objectif n'est pas de remplacer votre logiciel de facturation ou votre comptabilité. Il est de répondre à une autre question :
Parce qu'au-delà d'un certain stade, connaître son chiffre d'affaires ne suffit plus. Il faut comprendre ce qui le génère et ce qu'il en reste.